Zaman Yönetimi ve Önceliklendirme

Başarı, zamanın değerini kavradığımızda ve onu en verimli şekilde kullanabildiğimizde elde edilir. Günümüzün hızla akıp gittiği bu yoğun tempolu çağda, zamanı etkili bir şekilde yönetmek ve öncelikleri belirlemek, her birimiz için hayati bir öneme sahiptir. Ancak sıklıkla, hayatımızın farklı alanları arasında denge kurmak ve acil işleri önemli görevlerin önüne koymak zorunda kalıyoruz. Bu blog yazısında, zaman yönetimi ve önceliklendirme konularını ele alarak, kritik görevleri belirleme, verimliliği artırma ve zamanımızı daha etkili bir şekilde kullanma yollarını keşfedeceğiz. 

Zaman, birden çok tanımı olan bir kavramdır. Bazı tanımlara göre, keskin ve net; bazı tanımlara göre ise öznel ve değişkendir. Bu kavram, üç türde ele alınmaktadır. Fiziksel, biyolojik ve psikolojik zaman. Fiziksel zaman, sürekliliğini sürdürebilen, saat ile ölçülebilen ve geçmişten geleceğe doğru devam eden bir zaman türüdür. Biyolojik zamansa, hayatımızın büyük bir kısmını belirleyen organların sürekliliğini sağlayarak biyolojik süreçlerin gerçekleşmesinde etkili olan, biyolojik saatlerle kontrol edilip ölçülen bir zaman türdür. Fiziksel zaman ile biyolojik zaman arasındaki benzerlik ise ikisinin de sürekli olmasıdır. Psikolojik zaman ise farkındalık ve bilinçlenme ile değerlendirilebilir olması yönüyle diğer iki zaman türünden ayrılır. Psikolojik zaman, sürekli bir akış halinde değil, farklı ölçümlerden oluşur. Başka bir deyişle, psikolojik zaman, psikolojik anlar olarak adlandırılan zaman birimlerinden oluşur ve bu zamanlar kronolojik bir sıralamaya tabi değildir.

Zaman yönetimi, zamanı etkili ve verimli bir şekilde kullanma sürecidir. Bu süreç; iş, kişisel hayat veya herhangi bir diğer faaliyet alanında geçerlidir. Zaman yönetimi becerileri, hedeflere ulaşma, öncelik belirleme ve stresi azaltma konularında yardımcı olmaktadır.

Zaman yönetimini engelleyen faktörler kişinin kendisinden kaynaklanan ve dış etkenlerden kaynaklanan faktörler olarak iki grupta incelenmektedir. Zaman yönetimi yapabilmek için öncelikle bu faktörler doğru saptanmalı ve belirlenen faktörlere yönelik önleyici ve müdahale edici çalışmalar yapılmalıdır.  Zaman yönetimini engelleyen iç faktörlerde kararsızlık, plansızlık, önceliklerin belirlenememesi, hayır diyememek, ertelemek, kendine aşırı güven ya da güvensizlik, acelecilik, mükemmeliyetçilik gibi davranış örüntüleri kişinin kendisinden kaynaklı faktörlerdir. Zaman yönetimini zorlaştıran dışsal faktörlerde ise aniden ortaya çıkan beklenmeyen işler, teknolojik iletişim araçlarının verimli kullanılmaması ve çalışma ortamı koşulları gibi etmenler yer almaktadır. 

Zaman yönetimini yapabiliyor olmanın bir diğer getirisi ise iş-yaşam dengesini doğrudan etkiliyor olmasıdır. Zaman yönetimi yapılabildiğinde iş ve yaşam dengesi de daha tatmin edici hale gelmektedir. En temel ifadeyle iş-yaşam dengesi; kişisel iş ve sosyal yaşamın etkin yönetimidir. 

İş-yaşam dengesinin üç ayrı alanda dengede olması beklenmektedir. Bu alanlar zaman, bağlılık ve tatmindir.  Zaman dengesi, iş ve aile rollerine eşit miktarda zaman ayırmak; bağlılık dengesi iş ve aile rollerine eşit düzeyde bağlılık duymak; tatmin dengesi ise iş ve aile rollerinden eşit düzeyde tatmin hissetmek anlamına gelmektedir. Zaman yönetimi sağlıklı yapılamadığında iş-yaşam dengesi bozulmaktadır. Zaman yönetimi işte ve evde olmak üzere iki ayrı kategoride değerlendirildiğinde, birbirlerini etkilemektedir. İş-yaşam dengesinin bozulması ise bireyin performansının, iş tatmininin ve sağlığının etkilenmesine yol açabilir. İş-yaşam dengesinin sağlanamaması ilk etapta bireysel etkileri olan bir durum gibi görünse de müdahale edilmdiğinde psikososyal risk haline gelebilir ve bireyin hem aile hem de iş hayatını etkileyebilir. İş-yaşam dengesini sağlayamayan bireylerin iş verimliliği düşmekte, işlerine konsantre olmakta zorlanmaktadırlar. Bu dengenin sağlanamaması zamanla bu durumu bir risk faktörü haline getirir. Müdahale edilmediği durumda kurum ve birey için endişe verici bir durum haline gelebilir. 

Zaman yönetiminin ise belirli adımları bulunmaktadır. Zaman yönetimini yapabilmek için, bugüne kadar zamanın nasıl değerlendirildiğini belirlemek gerekir. Bu işlem de ancak zaman kullanım analizi ile mümkündür. Zamanın nasıl kullanıldığı analiz edildikten sonra zaman problemlerini tanımlamak gerekmektedir. Bu aşamada, zaman kaybına yol açan faktörler tanımlanır. Sonraki adımda ise, bireyin/kurumun kendini tanımlaması gerekmektedir. Beceriler ve kaynaklar değerlendirilir, zaman kaybına yol açan davranışların saptanır. Dördüncü aşamada ise, amaç ve öncelikler belirlenir. Hedefler genelden özele olacak şekilde belirlenir. Ana hedef ve o hedef doğrultusunda ara hedefler belirlenerek beşinci aşama olan program hedeflerininin uygulama planlarına aktarma aşamasına geçilir. Bu aşamada detaylı bir şekilde plan hazırlanır. Uygulama aşamasında, zaman yönetimi tekniklerinden faydalanılır. Sürecin en son adımında ise, süreç analiz edilir ve işlemeyen noktalar varsa tekrar önceki aşamalara dönülür.

Aşağıda Zaman Yönetimi’ni kolaylaştıracak birtakım yöntemleri inceleyebilirsiniz:

Pomodoro Tekniği:

Üretkenliği en üst düzeye çıkarmak için düzenli molalarla odaklanmış aralıklarla çalışmayı vurgular. Teknik, çalışmayı ” pomodoros ” adı verilen 25 dakikalık aralıklara bölmeyi ve ardından 5 dakikalık kısa bir mola vermeyi içerir. 

Kavanoz Teorisi: 

Bu teori, önceliklendirmeyi ve etkili zamanı vurgular. Örneğin, mevcut zamanı temsil eden bir kavanozu ve farklı görevleri ve etkinlikleri temsil eden çeşitli kayalar, çakıl taşları ve kumları hayal edin. Teori, tüm eşyaları kavanoza sığdırmak için bireyin önce büyük kayaları (yüksek öncelikli görevler), ardından çakıl taşlarını (ikincil görevler) ve ardından kumu (daha az kritik faaliyetler) yerleştirmesi gerektiğini öne sürüyor. Bu teori, daha az kritik konulara girmeden önce en önemli görevleri tanımlamanın ve ele almanın önemini göstermektedir. Bireyler, zamanı buna göre önceliklendirip ayırarak, daha küçük görevleri ihmal etmeden, temel görevlerin tamamlanmasını sağlayabilirler. 

Parkinson Yasası: 

Herhangi bir iş yükünün, tamamlanması için mevcut zamanı dolduracak şekilde genişlediğini belirtir. Başka bir deyişle, eğer bir göreve daha fazla zaman ayrılırsa, bireyin görevi hızlı bir şekilde tamamlayıp kalan zamanı başka görevler için kullanmak yerine tüm zamanı görevi tamamlayarak kullanma olasılığı yüksektir. Bu teori, gerçekçi son tarihler belirlemenin ve her görev için ayrılan süreyi sınırlamanın önemini vurgulamaktadır. Bireyler bilinçli olarak daha kısa teslim tarihleri ​​belirleyebilir, odaklanmalarını geliştirebilir, verimliliği artırabilir ve görevleri hızla tamamlayabilir. Parkinson Yasası, aciliyet ve sınırlı süre algısının verimliliği olumlu yönde etkileyebileceğini vurguluyor. 

‘’ALPEN’’ Yöntemi:

Almanca Alp anlamına gelen “Alpen” sözcüğünden türetilen bir Zaman Yönetimi tekniğidir.  “Aufgaben” (görevler), “Lange” (süre), “Puffer” (tampon), ” Entscheidungen ” (kararlar) ve ” Nachkontrolle (eylem sonrası inceleme) ” anlamına gelen bir kısaltmadır.”. Yöntem, görevlerin kapsamlı planlanmasını ve organizasyonunu vurgular. Tüm görevlerin listelenmesini, her biri için gereken sürenin tahmin edilmesini, öngörülemeyen durumlar için ekstra tampon süre eklenmesini, görev önceliğine ilişkin kararlar alınmasını ve tamamlananların gözden geçirilmesini içerir. Ayrıca, ALPEN yöntemi etkili görev yönetimi için kapsamlı bir çerçeve sağlayarak bireylerin zamanı daha sağlıklı ayırmasına, görevleri önceliklendirmesine ve programlarını kontrol etmesine olanak tanır.  

‘’ABC’’ Yöntemi:

ABC yöntemi, görev önceliklendirmesi için kullanılan basit ama güçlü bir Zaman Yönetimi tekniğidir. Görevleri üç gruba ayırmayı içerir: A, B ve C. ‘A’ görevleri, zamanında tamamlanmadığı takdirde önemli sonuçları olan yüksek öncelikli görevlerdir. Bu görevler acil dikkat gerektirir ve öncelikle ele alınmalıdır. ‘B’ görevleri önemli ancak daha az acil olan görevlerdir. Mümkünse daha sonra planlanabilir veya başkalarına devredilebilirler. ‘C’ görevleri, önemli sonuçlar doğurmadan ertelenebilen veya ortadan kaldırılabilen düşük öncelikli görevlerdir.  

Bireyler ABC yöntemini kullanarak görevlerini kategorize edebilir, en kritik faaliyetlere odaklanmayı geliştirebilir ve buna göre zaman ayırabilirler. Bu önlemler, önemli görevlerin gözden kaçırılmamasını veya geciktirilmemesini sağlar.  

Ve son olarak Einsenhower Matrisi: 

Bu matris, bireylerin görevlerini önceliklendirmelerine yardımcı olan bir araçtır. Matris dört anahtar kadrandan oluşur. İlk çeyrek, acil durumlar veya acil teslim tarihleri ​​gibi önemli ve acil görevleri içerir. Bu görevler acil dikkat gerektirir. İkinci çeyrek, planlama, strateji geliştirme ve kişisel gelişim gibi temel ancak acil olmayan görevleri içerir. Bu görevler acil hale gelmelerini önleyecek şekilde önceliklendirilmeli ve programlanmalıdır. Üçüncü çeyrek, kesintiler, toplantılar veya dikkat dağıtıcı şeyler gibi acil ancak önemsiz görevlerden oluşur. Bu görevlerin en aza indirilmesi veya devredilmesi çok önemlidir çünkü önemli bir değer katmadan zaman tüketebilirler. Dördüncü çeyrek, zaman kaybettiren faaliyetler veya aşırı sosyal medya kullanımı gibi ne önemli ne de acil olan görevleri içerir. Bu görevleri ortadan kaldırmak veya sınırlamak en iyisidir çünkü bunlar çok az değer sağlar veya hiç değer sağlamaz.  

KAYNAKÇA

• Akgemci, T., Çelik, A., Aydoğan, E., Akatay, A., (2003), Zaman Yönetimi ve Yönetsel Zamanda Etkinlik, (Editör: M. Şerif Şimşek, Adnan Çelik), Gazi Kitabevi, Ankara.
• Güçlü, N. (2001). Stres Yönetimi. G.Ü. Gazi Eğitim Fakültesi Dergisi Cilt 21, Sayı 1 (2001) 91-109
• İşcan, S. (2008). PAMUKKALE ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİLERİNİN ZAMAN YÖNETİMİ BECERİLERİNİN AKADEMİK BAŞARILARI ÜZERİNDEKİ ETKİSİ
• MAcKENZİE, R. Alec; Zaman Tuzağı: Zamanı Nasıl Denetlersiniz?, (Çev: Yakut Güneri), Amacom İlgi Yayınları, İstanbul, 1989 
• Şimşek, M., Çelik, A., Akgemci, T., Bakan, İ., Güleş, Aydoğan, E., Taşlıyan, M., Erdem, R., Zerenler, M., Soysal, A., Akatay, A., Pınar, H., İleri, Y., Genç, E., Tosun, M. (2009). Zaman Yönetimi ve Yönetsel Zamanda Etkinlik. Gazi Kitabevi. 

• Time Management Techniques. Successful Fundraising.  https://doi.org/10.1002/sfr.32212