A Key Element in Time Management: Prioritization

A Key Element in Time Management: Prioritization

Kuruluşların ve çalışanların iş hayatında hedeflerine ulaşmak için bazı konulara dikkat etmeleri gerekir. Bunlardan bazıları planlama ve zaman yönetimidir. Zaman yönetimi, yoğun iş temposunda çalışan çalışanların (özellikle yöneticilerin) zamanlarını daha iyi organize etmelerine yardımcı olmak amacıyla bir eğitim aracı olarak Danimarka’da geliştirilmiştir. Günümüzde ise özellikle profesyonel çalışma hayatında başarının en önemli bileşenlerinden biri olarak kabul edilir.[i]

It is one of the determinants of success in business life that employees or organizations plan what kind of work they will do to achieve their goals, how and when they will be realized. Just because a manager has enough time does not mean that all plans will work smoothly. Sometimes it is necessary to re-plan the steps in line with certain criteria within the existing works and to give priority to some works. Time management and prioritization come into play at this stage. prioritization; It is under the title of time management and can be defined as the reorganization of the order of completion of existing tasks according to criteria such as importance, urgency, and delivery date. When prioritization is considered at the micro and macro level, it is very important for both employees and organizations.

Kuruluşların vizyon ve misyon çerçevesinde hangi çalışmaları yapacağı, hedef belirleme, hedeflerine ulaşırken izleyecekleri yollar bakımından birçok konuda önceliklendirme yapmaları gerekir. Örneğin; hedefi kurumsal büyüme olan bir kuruluşun öncelikleri verimlilik, iş birlikleri ve çalışan sayısının arttırılması öncelikli planlar arasında olması beklenir. Bunun yerine öncelik verilecek konular büyümeye giden yolda zaman kaybı riski yaratır. Kuruluşlar ne kadar büyük olursa olsun sınırlı enerji ve imkanlara sahiptir. Bu imkanları ne kadar amaca yönelik kullanırlarsa o kadar fayda elde ederler. Önceliklendirme bu enerji ve imkanların hedefe ulaşmada en verimli şekilde kullanılmasını sağlar. [ii]

Mikro düzeyde ele alındığında önceliklendirmenin tekil çalışanların planlarının da bir parçası olduğu görülmektedir. Çalışanlar gün içinde birçok görev alırlar. Bunların bir kısmını hızlıca teslim etmeleri gerekir; bazıları ise zamana yayılmış görevlerdir. Bu noktada mevcut görevlerini planlamak, sıralamak ve yönetmek kendi inisiyatiflerindedir ve bunu ancak doğru önceliklendirmeler yaparak sağlayabilirler. İş akışında önceliklendirme doğru yapılmadığında yeterli ilerleme sağlanamaz ve daha hızlı bitebilecek çalışmalar daha uzun zaman alır. Planda sürekli geriye dönmeler yaşanır. Bu durum hem emek hem de zaman kaybına neden olur.[iii] Ayrıca zaman yönetimi ve planlamada yaşanan problemler iş stresi, iş akışında bozulma, ekip içi uyumsuzluk, kişilerarası ilişkilerde bozulma gibi sorunlara yol açabilmektedir. Bu durum çalışanların psikolojik sağlığını tehdit edebilmektedir.[iv] Önceliklendirme doğru yapıldığında ise çalışanlar hem iş hayatlarından keyif alırlar hem de psikolojik sağlık açısında daha az riskle karşılaşırlar.

Employees can develop their own methods to prioritize. Some of the currently used methods are as follows:

1. Description of current tasks: Identifying all the tasks held is important for prioritization. Once the quests to have are identified, it becomes easier to sort them out.
2. Evaluation of the workflow: It enables the employee to analyze the flow in which he is involved, to define what is expected of him, and to make a plan accordingly.
3. Setting goals: In order to determine which of the tasks are urgent and which are necessary for the expected goal, goals need to be determined.
4. Sequence of tasks by goal and expectation: After the expectations, goals and tasks are defined, the tasks are ordered in order of importance and urgency, and prioritization is completed.

Employees sometimes find it difficult to determine the importance and urgency of tasks. The Eisenhower Matrix is one of the methods that can be used by employees who have difficulty in determining importance and urgency. According to this matrix, employees can determine the area of their duties and make priority planning.

Figure 1: Eisenhower Matrix[v]

When time management and prioritization are done successfully, it will be easier to reach the desired goals both institutionally and individually. It is beneficial for organizations and employees to develop themselves in this area.

References

[i] Koch, R. (1998); The 80/20 Principle: The Secret of Achieving More With Less, Bantam Doubleday Dell Publishing Group, New York.

[ii] Goyal, P., Rahman, Z., & Kazmi, A. A. (2015). Identification and prioritization of corporate sustainability practices using analytical hierarchy process. Journal of Modeling in Management.

[iii] Akatay, A. (2003). Örgütlerde zaman yönetimi. Selcuk University Journal of Social Sciences Institute, (10), 281-300.

[iv] Özçelik, N., Gülsün, M., Özçelik, F., Öztosun, M. (2012). Yöneticilerin Zaman Yönetimi Becerilerinin İş Stresi Üzerine Etkisi. Anatolian Journal of Clinical Investigation, 6(4).

[v] Maric, M. (n.d.). Eisenhower Matrix: Definition, Guide and Examples. Instagant.com. https://instagantt.com/eisenhower matrix-definition-guide-and-examples